1. GENERALIDADES

Teniendo en cuenta la definición establecida en la ley 1581 de 2012, el dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, la edad, el sexo, el estado civil, el domicilio, entre otros; estos datos pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automizada. La ley 1581 de 2012 establece las siguientes categorías especiales de datos personales.

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos.
b) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Encargado de tratamiento: por encargado del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/ tratamiento de los datos.
e) Responsable del tratamiento: por responsable del tratamiento se tiene a la persona natural o jurídica pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
f) Datos sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen radical o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los daos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.
g) Datos personales de los niños niñas y adolescentes: se debe tener en cuenta que aunque la ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquello que por su naturaleza sean de naturaleza pública.
Adicionalmente la ley 1266 de 2008 define de los siguientes tipos de datos de carácter personal.
h) Dato privado “ es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el Titular”
i) Dato semiprivado; Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular si no a cierto sector o grupo de persona o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el título IV de la ley 1266.
j) Dato público : es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados” de conformidad con la ley 1266 de 2008 “ son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado Administrador de base de base de datos personales Funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.

1.2. DISPOSICIONES GENERALES ESTABLECIDAS EN LA LEY 1581 DE 2012 PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La empresa de Servicios Municipales sigue la ley 1581 de 2012 la cual dicta disposiciones generales para la protección de datos personales, desarrollando el derecho constitucional a conocer, actualizar y rectificar la información recogida en base de datos y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren los artículos 15 y 20 de la constitución (derecho a la intimidad y derecho a la información, respectivamente)

La citada ley se aplica, a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptible.

1.2 DERECHOS DE LOS TITULARES

La ley 1581 de 2012, en su artículo 8 establece que los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos.

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o encargados del Tratamiento, este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la superintendencia de industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que le modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principio, derechos y garantías constitucionales y legales, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de la industria y comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

1.3 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De acuerdo a ley 1581 de 2012 en su artículo 17, los responsables del tratamiento deberán cumplir con los siguientes deberes

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
b) Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva y autorización otorgada por el titular.
c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
d) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto, de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento este previamente, autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado.
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

2. POLÍTICAS

La Empresa de servicios Municipales y Regionales establece como directriz general, cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.

Nombre: Empresa de Servicios Municipales y Regionales – Ser Regionales
Dirección: Cra 17 Calle 11 Esquina – Palacio municipal –cuarto piso
Correo: serregionales@girardot-cundinamarca.gov.co
Página Web: www.serregionales.com.co

Nuestros canales de servicio:

Escrito
Presencial
Telefónico
Virtual

2.2 Información que se recopila

Datos personales ingresados en PQRSD
Datos personales de vivanderos ubicados en los diferentes centros de negocios de la empresa de Servicios Municipales y Regionales “Ser Regionales”
Datos personales de usuarios de la planta de Beneficio animal
Base de datos del contratista de la empresa de Servicios Municipales y Regionales “ Ser Regionales”
Base de datos de inventarios
Base de datos del personal de nómina

2.3 Manera en que se utiliza la información

Dar respuesta a PQRSD presentados a la empresa
Para fines pertinentes de la entidad
Estrategias de mejorar el servicio

DEIVIS FERNANDEZ AGUIRRE
Gerente General
Ser Regionales